Cela fait maintenant six ans que nous animons des ateliers avec des élus, des agents, des habitants, des acteurs économiques, des associations.
Avec le temps, on en ressort avec de plus en plus d’humilité face à cette pratique d’équilibriste, toujours dépendante du contexte et des personnes, et sur laquelle on ne peut finalement pas faire grand-chose de plus que préparer au mieux… puis s’adapter à ce qui advient.
Voici quelques points que nous avions envie de vous partager, et qui nous ont poussé à formaliser ce "guide pratique".
1/ L’essentiel du travail se joue bien avant les réunions / ateliers
Nous avons souvent accompagné des démarches où le “sujet” semblait clair — l’avenir d’un lieu, une stratégie alimentaire, une politique publique — mais où la problématique exacte, elle, restait floue, implicite, parfois même multiple. Et dans ces cas-là, l’ensemble de la démarche peut rester bancale, avec beaucoup d'échanges… mais sans jamais se rencontrer autour d'un sujet précis.
Il se joue aussi dans le niveau réel de participation que la collectivité est effectivement prête à ouvrir. Informer, consulter, co-construire,..: ce sont 3 approches très différentes, qui peuvent toutes être englobées dans le terme vague de "participatif", alors qu’ils engagent des postures et des promesses très différentes.
Et puis il y a la question des objectifs : quand il y en a trop (créer du lien, produire des idées, décider, prioriser, embarquer de nouveaux acteurs...), impossible de proposer des démarches réalistes, sauf à complètement changer les formats (et donc le budget).
Avec le temps, c’est devenu le cœur de notre travail, et sans doute le principal facteur de réussite : accompagner les collectivités à spécifier, expliciter les problématiques sur lesquelles elles souhaitent ouvrir une démarche participative, les enjeux exacts, les marges de manoeuvre réelles, les objectifs prioritaires.
2/ La tentation des outils
A nos débuts dans ce métier (et notamment avant même de travailler ensemble à La Coop des Territoires), nous avons chacune exploré une grande diversité d’outils d’intelligence collective. Certains très simples, d’autres plus élaborés, certains parfois même un peu "spectaculaires". C’était stimulant, et souvent pertinent dans les contextes où nous les utilisions.
Mais avec le temps, et surtout dans le contexte particulier des collectivités territoriales, une forme de "sobriété" s’est imposée.
Nous avons constaté que, dans la majorité des contextes — notamment avec des participants peu familiers de ces pratiques — quelques formats simples, bien maîtrisés, faisaient largement le travail, alors que tous les outils un peu plus alambiqués, même bien maitrisés, créaient une certaine distance voir un rejet. Un tour de table bien tenu, un travail en petits groupes structuré par un template de questions clair, un temps de mise en commun lisible et cadré : cela suffit, dans bien des cas, à faire émerger des contributions utiles.
Ce déplacement a été important pour nous. Il nous a permis de revenir à l’essentiel : les outils ne sont jamais qu’un support, à adapter certes aux objectifs mais surtout aux participants - et la pratique des outils d'intelligence collective ne peut pas être la même en fonction des contextes.
3/ L’invitation comme acte fondateur
Un de nos "cheval de bataille" les plus récurrents ! Une invitation n'est pas une simple étape logistique de courriel envoyé, avec une date, un lieu, un sujet, mais bien un moment structurant de la démarche participative.
Pour nous, une invitation est là pour engager, et dire en creux, ce qui va se passer (ou non).
Lorsqu’elle est trop floue, elle produit des malentendus, ou laisse de côté des personnes pourtant essentielles. À l’inverse, lorsqu’elle est précise — sur l’intention, sur les objectifs, sur le type de contribution attendu — elle agit comme un filtre naturel. Les personnes concernées viennent, les autres passent leur tour, et c’est très bien ainsi.
Une fois l’invitation lancée (et relayée sur le terrain par des partenaires), les personnes présentes sont les bonnes personnes pour mettre les sujets au travail, et tant pis si elles ne sont pas nombreuses (ou au contraire trop nombreuses) - il faut faire avec.
4/ Tenir un cadre, sans prendre la place
Au départ, nous cherchions surtout à adopter une posture “neutre”, presque en retrait, avec un rôle consistant majoritairement à faire circuler la parole. Au fil des années, nous nous sommes aguerris, en adoptant une posture plus ferme : faciliter, c’est assumer la responsabilité de tenir le cadre qui permet au groupe d’avancer, même si c'est souvent inconfortable.
Cela passe par des choses très concrètes : rappeler les objectifs lorsque la discussion s’éloigne et permettre au groupe de se recentrer, réguler les prises de parole pour éviter que certains monopolisent l’espace et permettrent à d'autres d'oser prendre leur place, reformuler pour s’assurer que tout le monde parle bien de la même chose, et surtout, veiller à ce qu’il y ait une fin claire et assumée (une synthèse, des prochaines étapes,...). Et tout cela, en étant garante du temps (terminer son atelier à l'heure indiquée au début) et s'adaptant aux besoins des participants tout au long de l'atelier.
Ce kit méthodologique est une synthèse de tout cela
Nous l’avons conçu comme un point d’appui, plutôt que comme une méthode à appliquer. Nous le mettrons probablement à jour dans quelques années, et en attendant nous sommes très preneuses de vos retours, commentaires, questions, ajouts !